نکته هایی از قران

 

 

ادامه نوشته

دانستنی های قرآن

ادامه نوشته

ارزيابي عملكرد كاركنان

چكيده:

منظور از ارزشيابي عملكرد، فرايندي است كه بوسيله آن كاركنان در فواصل معيني و بطور رسمي ، مورد ارزيابي قرار مي گيرند. شناخت كاركنان قوي و اعطاي پاداش به آنها و از اين طريق ، ايجاد انگيزه براي بهبود عملكرد آنان و ساير كاركنان ،از جمله علل اصلي ارزيابي عملكرد است. در گذشته ،مديران كلاسيك ارزيابي عملكرد را فقط به منظور كنترل كار كاركنان انجام ميدادند،در حالي كه امروز جنبه راهنمايي و ارشادي اين عمل، اهميت بيشتري يافته است. هدف اصلي از ارزيابي عملكرد اين است كه اطلاعات ضروري در باره نيروهاي شاغل در سازمان جمع آوري گردد و در دسترس مديران قرار گيرد تا آنها بتوانند تصميمات بجا و لازم را در جهت بالابردن كميت و كيفيت كار كاركنان اتخاذ نمايند . هدف اصلي مطالعه حاضر بررسي عوامل و ويژگيهاي موثر بر اثربخشي نظام ارزشيابي عملكرد كاركنان بوده است. به اين منظور ابتدا مفهوم عملكرد و ارزشيابي آن از ديدگاه متخصصان بررسي شده و سپس رويكردها و روشهاي مورد استفاده در سيستم هاي ارزشيابي عملكرد بيان شده است. در پايان نيز ضمن برشمردن خطاهاي بالقوه در فرايند ارزشيابي عملكرد كاركنان ، ويژگيهاي سيستم هاي اثربخش ارزشيابي عملكرد مورد بررسي قرار گرفته است.

 واژگان كليدي: مديريت منابع انساني ، ارزشيابي عملكرد ، اثربخشي ، بهبود عملكرد

 مقدمه:

    ارزيابي عملكرد در تسهيل اثربخشي سازماني يك وظيفه مهم مديريت منابع انساني تلقي مي‌شود. در سالهاي اخير به نقش ارزشيابي عملكرد توجه زيادي معطوف شده است. به عقيده صاحبنظران يك سيستم اثربخش ارزشيابي عملكرد مي‌‌تواند انبوهي از مزيت‌ها را براي سازمان‌ها و كاركنان آنها ارزاني دارد. لانجنكر و نيكوديم[1] (1996)، بيان كرده‌اند كه سيستم ارزشيابي عملكرد؛ الف) بازخورد عملكردي مشخصي را براي بهبود عملكرد كاركنان فراهم مي‌آورد، ب) الزامات كارآموزي كارمند را معين مي‌كند ج) زمينه توسعه كاركنان را فراهم و تسهيل مي‌كند، د) بين نتيجه‌گيري پرسنلي و عملكرد ارتباط نزديكي برقرار مي‌نمايد و هـ) انگيزش و بهره‌وري كاركنان را افزايش مي‌دهد. همچنين رابرتس و پاولاك[2] (1996) معتقدند كه ارزشيابي عملكرد براي مقاصد متعدد سرپرستي و توسعه‌اي از جمله، الف) براي ارزشيابي عملكرد فردي بر حسب نيازهاي سازماني، ب) پيش‌بيني بازخورد به كاركنان در جهت اصلاح يا تقويت رفتار آنها و ج) تخصيص پاداش و ارتقاي شغلي افراد، مورد استفاده قرار مي‌گيرد.

    در عين حال، امروزه بسياري از نظام‌هاي منابع انساني و مديريت معمول، مناسب به نظر نمي‌رسند و الگوهاي قديمي ناكارآمد تلقي مي‌شوند. طي دهه اخير، بسياري از سازمانها دريافته‌اند كه در عمل فاقد نظام ارزشيابي عملكردي كه بتوان از طريق آن اولويت‌ها و اهداف خود را به كاركنان انتقال داد و بهسازي آنها را پي گرفت، هستند. انسان به دليل گستردگي حيطه‌هاي شناختي و استفاده از ابزار‌هاي مختلفي نظير احساس، مشاهده، ادراك، تجربه و قدرت تعلق و تفكر در موضوعات مختلف بويژه در ارزيابي و تفسير رفتار و عملكرد كاركنان حساس بوده و مجموعه اين عوامل كاردستيابي مديران به ارزيابي عملكرد مؤثر را تحت الشعاع قرار داده است(استردويك[3] ،2005 ص10).   با توجه به مطالب ياد شده سئوال اصلي مطالعه حاضر اينست كه عوامل و

 

 

ويژگيهاي موثر بر اثربخشي نظام ارزشيابي عملكرد كاركنان چيست؟ و براي دستيابي به پاسخ اين سئوال كلي سئوالهاي ويژه زير مطرح شده است.

1-  مفهوم عملكرد و ارزشيابي آن از ديدگاه صاحبنظران چيست؟

2-  رويكردها و روشهاي ارزشيابي عملكرد كدامند؟

3-  خطاهاي بالقوه در ارزشيابي عملكرد كاركنان چيست.

4-  ويژگيهاي سيستم هاي اثربخش ارزشيابي عملكرد چيست؟

 

---

 

ادامه نوشته

بررسي رابطه بين تعارض و عملكرد شغلي كاركنان

مقدمه

سازمان ها، نهادهاي اجتماعي هستند كه مانند ساير نهادها ازافرادتشكيل شده اند كه نقش اصلي انسان به عنوان گرداننده اين نهادها است. به عبارت ديگرسازمان منهاي انسان به هيچ وجه توان غلبه و مقابله بر مشكلات و از طرف ديگر تحقق اهداف سازمان را نخواهد داشت و بدون شك در سازمان ها،افرادي وجود دارند كه براي كسب قدرت و منافع در بين خود به رقابت مي پردازند و در مورد تقدم امور و اهدافشان تضادهايي ديده مي شود. در واقع تفاوتها و تضادها براي ادامه حيات سازمانها لازم است تا بتوانند خود را با دنياي پيرامون مطابقت دهند. دانشگاه هم مانند ديگر مؤسسات آموزشي با توجه به بودجه، امكانات مادي، فضاي آموزشي، ويژگي ها و نيازهاي دانشجويان، خصوصيات و توانايي هاي كاركنان، گردش كار و روند اجراي برنامه هاي آموزشي مستلزم مديريت خاصي است. زيرا امروزه يكي ازمسايل اساسي مديريت سازمانها، رويارويي با تفاوتها، تضادها و اختلافات سازماني است و مديريت تعارض يكي از مشكل ترين و درعين حال مهمترين وظايف هر مدير محسوب مي شود. يكي از

موانع عمده تحقق هدفهاي يك سازمان، وجود تناقض در بين افراد است. تعارض به عنوان جزء اجتناب ناپذير زندگي سازمان قلمداد مي شود كه اغلب به علت ويژگي هاي سازماني پديد مي آيد .

در بسياري ازسازمانها تعارض به صورت مسأله جدي وجوددارد. شايد در همه جا اين پديده داراي چنان قدرتي نباشد كه موجب انحلال سازمان گردد، ولي ترديد نيست كه مي تواند بر عملكرد سازمان، اثرات ناگوار گذاشته يا شرايطي را بوجود آورد كه سازمان بسياري از نيروهاي كارآمد خود را از دست

دهد.

لذا اهميت شناخت موضوع تعارض و تأثيرات مثبت و منفي آن بر عملكرد كاركنان مي تواند آگاهي لازم را براي مديران سازمان جهت اتخاذ تصميمهاي مناسب در مواقع ضروري فراهم آورد. به همين دليل توانايي مديريت تعارض براي تبديل تعارض هاي مخرب و مضر به تعارض هاي سازنده و مثبت،يكي از مهمترين مهار تهاي مديران است؛زيرا با بررسي هاي انجام شده نشان داده كه 20 درصد وقت مديران صرف حل مشكلات ناشي از تعارض م يگردد.مديريت تعارض كاري فني وگاهي از تصميم گيري و رهبري نيز مهمتر است وموفقيت مدير در حل تعارض از جمله مهمترين توانايي مديريت شناخته شده است.

ادامه نوشته

بررسی سازمانهای رسمی و غیر رسمی

 بررسی سازمانهای رسمی و غیر رسمی

مقدمه:

پویاییهای زندگی سازمانی را فقط هنگامی می توان فهمید که علاوه بر ساختار رسمی سازمان، از هنجارها، گروه بندیها و روابط غیر رسمی آن نیز آگاهی داشت. تاثیر سازمان غیر رسمی بر سازمان رسمی می تواند عواقب و نتایج سازنده یا ویران کننده داشته باشد. گرچه تحقیقات مختلف نشان داده که سازمان غیر رسمی محدودیتهایی از لحاظ بازده سازمان به وجود می آورد، مع هذا، شواهدی هم حاکی از آن است که سازمان غیر رسمی می تواند نیروی سازنده ای برای گردش کار سازمان و وسیله ای برای تغییر باشد.

 

تحقیقات در این زمینه نشان می دهند که بسیاری از مشکلات سازمانی که در چارچوب رسمی راه حلی برای آنها امکان پذیر نیست باید از طریق غیر رسمی حل و فصل شوند؛ مثلا، ارتباط رسمی که باید از طریق " زنجیر فرمان " برقرار گردد، معمولا یک فراگرد طولانی و وقت گیر است. غالبا پخش خبر یا اطلاعات از طریق مجرای غیر رسمی مشکل را آسان می سازد. در چنین وضعی، یک مدیر با انعطاف و با اطلاع، از طریق سازمان غیر رسمی عمل می کند و از ناکامی ناشی از به کار بردن مجرای رسمی و مقرر، اجتناب می نماید.

 

در واقع سازمان غیر رسمی وسیله مهمی برای اجرا و تحقق هدفهای مهم سازمانی به شمار می رود. با شناخت کامل پویاییهای سازمان غیر رسمی، می توان به توسعه و ایجاد رویه ها و مکانیسمهایی با استفاده از ساختار غیر رسمی پرداخت و از جنبه رسمی دادن به هر اقدامی اجتناب کرد. سازمان غیر رسمی وجود دارد. نباید آن را دشمنی پنداشت که باید نابود شود و نه مانعی که باید از میان برداشته شود. برعکس، سازمان غیر رسمی ممکن است وسیله سودمندی برای بهبود کارآیی سازمان باشد. عقلایی نیست که سازمانی نظیر آموزش و پرورش را صرفا به موجب ملاکهای عقلانیت و رسمیت اداره کرد؛ زیرا این ملاکها جنبه های غیر عقلانی و غیر منتظره سازمان غیر رسمی را نادیده می گیرند. از لحاظ نظری، توصیه کردنی است که عمل مدیریت با استفاده از هر دو اجزای رسمی و غیر رسمی سازمان قابل پیشرفت است.

 

سازمان رسمــــی :

جلیل بهارستانی: سازمان رسمی سازمانی است که از شکل و ترکیب خاصی برخوردار بوده، از یک سلسله همبستگیها و روابط بین مشاغل و مقامات سازمانی بر اساس سلسله مراتب سازمانی به وجود آمده است.

رضائیـــان: سازمان رسمی سازمانی است که بطور قانونی بنیانگذاری و تصویب می شود. تعداد مشاغل و حدود و ظایف و اختیارت و نحوه انجام فعالیتها در آن مشخص می گردد.  

 

سازمان غیــــررسمــــی :

چستر بارنارد: سازمان غیررسمی عبارت است از سازمانی که به هرگونه فعالیت مشخص منتهی بدون هدف اگاهانه دست بزند. ( دارای سلسله مراتب نیست و آگاهانه نیست).

کیت دیویس: سازمان غیررسمی یک شبکه روابط شخصی و اجتماعی است که در قالب سلسله مراتب سازمانی وجود ندارد. بلکه خودبخود و در شرایط روابط افراد با یکدیگر شکل می گیرد.

هــوی و میسکل: سازمان غیر رسمـــی سیستمی از روابط شخصـــی افراد است که به خودی خود در داخل همه سازمانهای رسمـــی با عمل و عکس العمل اعضا شکل می گیرد.

 

تفاوت سازمانهای رسمی و غیر رسمی:

 

سازمانهای رسمی	سازمانهای غیررسمی
روی شغل تاکید دارند و با انسانها کاری ندارند.	روی شاغلین و روابط تاکید می شود.
خواص و نه عوام جایگاه دارند.	همه جایگاه دارند (حتی آخرین نفر).
روابط از روی جبر و الزام است.	روابط از روی خواستها، نیازها و بر خوردهای طبیعی است.
عامل تحریک بیرونی است.	عامل تحریک درونی است.
اختیار و قدرت از بالا به پائین است.	اختیار و قدرت از پائین به بالاست.
تمام تلاشها برای حفظ روابط شخصی است.	تمام تلاش در جهت حفظ روابط گروهی است.
ارتباطات مکتوب است.	ارتباطات شفاهی است ( شایعات و غیره ).

( تفاوت سازمانهای رسمی و غیر رسمی، علی اصغر مشبکی )

 

سازمان رسمی، ساختاری برنامه‌ریزی‌شده از نقش­ها است؛ که به‌صورت رسمی سامان یافته است.[1] به‌عبارت دیگر، سازمان رسمی، عبارت است از سیستم یا شبکه­ای از ارتباطات و اختیار، که افراد و گروه‌هایی که وظایف مهمی انجام می­دهند، را به‌هم مرتبط می­سازد. در ورای هر سازمان رسمی، معمولا یک سازمان غیر رسمی(مجموعه‌ای از روابط کاری غیر رسمی در میان اعضای سازمان) وجود دارد؛ در حالیکه سازمان رسمی تعیین می­کند، چه فردی به چه کسی، گزارش می­دهد؛ سازمان غیر رسمی براین مبنا استوار است، که چه کسی، عملا با چه کسی، به تعامل می­پردازد.[2]

 
 

در نمودارهای سازمانی، می­توان ساختار رسمی سازمان و اینکه چه کسانی مسئول چه نوع کارها و یا فعالیت­هایی هستند، را نشان داد. همچنین نمودار سازمانی می­تواند، نقاط ضعف سازمانی، مانند کار­های مضاعف یا تعارض‌های بالقوه را مشخص کند. ولی نمودار سازمانی باعث می­شود که برخی از ویژگی­های ساختار سازمانی از نظر­ها پنهان بماند. از یک دیدگاه، نمودار سازمانی بیانگر این است که افراد همسطح، دارای اختیارات و مسئولیت­های یکسان یا برابر هستند؛ در حالی‌که همیشه چنین وضعی صادق نیست؛ نمودار سازمانی نمی­تواند در روابطی که بین افراد به‌وجود می­آید (سازمان غیر رسمی)، خدشه­ای وارد کند یا سد راه آن گردد.
چستر بارنارد، اولین کسی است که روابط بین سازمانهای رسمی و غیر رسمی و فرآیند­های تصمیم­گیری در سازمان و نقش و وظایف مدیریت را مطالعه کرد. او طرفدار پیوستگی بین ارزش­ها و شبکه­های اجتماعی و غیر رسمی و نظام­های رسمی و اهداف است و اعتقاد دارد که هرچه این عوامل و عناصر، پیوستگی و یکنواختی داشته باشند؛ سازمان بهتر عمل می‌کند.[3]
 وی یکی از نخستین اندیشمندانی بود که به اهمیت ساختار سازمانی پی برد و یادآور شد که روابط غیر­رسمی، هم به انجام کارها کمک می­کند و هم می‌تواند به کارکنان در تأمین نیازهای اجتماعی­شان کمک کند.[4]
هربرت سایمون درباره سازمان غیر رسمی، عقیده دارد که سازمان غیر رسمی روابط شخصی­ای است، که در سازمان وجود دارد و بر تصمیمات اثر می‌گذارد؛ ولی در طرح رسمی، پدیدار نمی­گردد؛ یا با آن سر سازگاری ندارد.[5]
در همین زمینه کیت دیویس، معتقد است که سازمان‌های غیر رسمی، شبکه­ای از روابط شخصی و اجتماعی هستند که لزوما توسط سازمان شکل نگرفته اند؛ بلکه به گونه­ای خودجوش با همکاری و معاشرت و تعامل افراد پدید می­آیند. سازمان­های غیر رسمی ممکن است دربرگیرنده افرادی از یک سازمان باشند، که مثلا در تعطیلات، باهم به تفریح و ورزش می­پردازند؛ یا افرادی که در ساعتهای فراغت، باهم به صرف چای می­پردازند. این پیوندهای بین فردی، در مدیریت بسیار مهمند؛ زیرا مدیران باید نسبت به سازمان غیر رسمی آگاه بوده و از دشمنی با آن پرهیز کرده و از فواید آن در اداره سازمان بهره‌جویند. بررسی اینکه چرا و چگونه گروه غیر رسمی پدید می­آید، از موضوعات مطرح در روان‌شناسی اجتماعی است.[6]
روابط رسمی و غیر رسمی، هردو بر نقش سازمانی فرد اثر می­گذارد. در هر زمان ممکن است، یکی از این دو رابطه، غالب باشد. مدیران اغلب به اهمیت روابط غیر رسمی بی­توجهند.[7]
 
چرایی و عوامل پیدایش سازمان‌های غیر رسمی
این واقعیت که یک سازمان به صورت رسمی ایجاد شده است، نمی­تواند به این معنی باشد که همه فعالیت­ها و روابط متقابل بین اعضاء، به صورت دقیق طبق طرح یا نمودار سازمان باشد. در هر سازمان رسمی، تعدادی سازمان غیر رسمی به وجود می­آید و این روابط(روابط غیررسمی) بدان سبب به‌وجود می‌آیند که افراد در کنار یکدیگر کار و زندگی می­کنند.
در سازمان‌ها، مقررات رسمی باید کلّی، فراگیر و بسیار گسترده باشند؛ تا بتوانند شرایط گوناگونی را که به‌وجود می­آیند، تحت پوشش قرار دهند؛ ولی به‌کارگیری این قوانین کلی، در موارد خاص موجب می­شوند که در قضاوت (برای حل مسائل و کاربرد قوانین) مسائلی به‌وجود آید و برای حل این مسائل به‌ناچار، باید از روش­های غیر رسمی استفاده کرد. حتی ممکن است پیوسته تصمیماتی گرفته شود که مقررات رسمی، آنها را پیش‌بینی نکرده­اند؛ به‌ویژه هنگامی که تغییرات به‌سرعت انجام می‌شود؛ مدت مدیدی پیش از اینکه مقررات رسمی، تغییر یابند و با اوضاع در حال تغییر سازگار گردند؛ برای حل مسائل و اتخاذ تصمیمات ضروری باید از روش های غیر رسمی استفاده کرد. گذشته از این برای سازمان­دهی عملکردها و افزایش بهره­وری باید از هنجارهای غیر رسمی استفاده کرد.[8]
علاوه بر ساختار سازمان رسمی عواملی مانند ویژگی­های افراد گوناگون، توانایی­های آنها، تمایل افراد به کمک به یکدیگر و میل به هم‌نوایی با هنجار­های گروه و نیازهای اجتماعی افراد می­توانند در شکل­گیری سازمان‌های  غیررسمی نقش مهمی ایفا کنند.[9]
 
تفاوت­ سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی
1.      چگونگی ایجاد؛ سازمان رسمی را مسئولین به‌طور قانونی بنیانگذاری و تصویب می­کنند و در آن تعداد مشاغل، حدود وظایف و اختیارات و چگونگی انجام آن مشخص می­شود. ساختارهای رسمی در واقع تخیّلی هستند؛ یعنی به‌صورت انتزاعی در اسناد و مدارک سازمانی ترسیم شده­اند؛ زیرا سازمان آن‌گونه که پیش‌بینی‌شده عمل نمی­کند؛ اما سازمان غیر رسمی، بیانگر حالت واقعی سازمان است؛ یعنی چگونگی عمل سازمان را به‌طور واقعی نشان می‌دهد. بعد از آنکه ساختار رسمی ایجاد می­شود، سازمان غیر رسمی به طور طبیعی در چارچوب آن پدیدار می‌گردد؛ سازمان غیر رسمی حاصل تعامل اجتماعی مداوم است و ساختار رسمی را تعدیل، تحکیم یا گسترش می­دهد. برای مثال، در ساختار رسمی، ممکن است تمام مسائل نیروی انسانی، به‌طور مستقیم با مسئول کارگزینی در میان گذاشته شود؛ ولی اگر کارکنان دریابند که می‌توانند از معاون کارگزینی کمک بیشتری بگیرند، به وی مراجعه خواهند کرد.[10]
 
2.      ماهیت؛ ماهیت غیر شخصی سازمان رسمی در برابر ماهیّت شخصی سازمان غیر رسمی از وجوه تمایز عمده میان سازمان رسمی و سازمان غیر رسمی است.[11] سازمان رسمی، به طراحی مشاغل محدود شده و از طریق فرایند کارگزینی، افراد خاصی برای تصدی مشاغل، انتخاب می­شوند. در حالی‌که سازمان غیر­رسمی هنگامی شکل می­گیرد که تصدی شغل معیّنی در سازمان، موجب برقراری روابط اجتماعی با دیگران می­شود.[12]
سازمان غیر رسمی چهره دوم سازمان به‌شمار آمده و در دل سازمان رسمی پدیدار می­شود و بدون آن نمی­تواند ایجاد گردد. این نوع سازمان سایه سازمان رسمی بوده و در عین حال بر آن اثر می­گذارد.[13]
 
3.      سازماندهی؛ سازمان غیر رسمی دارای سازمان­دهی متزلزل، قابل انعطاف و ضعیف است.[14]
 
مزایا و معایب سازمان غیر رسمی
سازمان غیر رسمی به افراد کمک می­کند تا باهم ارتباط برقرار سازند، و یکدیگر را حمایت کنند و نیازهایشان را برای تعامل اجتماعی ارضا نمایند.[15] همچنین پشتیبانی از اهداف سازمانی، ایجاد ارتباطات موثر و عاملی موثر در جبران کمبود توانایی مدیران نیز از مزایای سازمان غیر رسمی ذکر شده­اند.[16]
از طرف دیگر، سازمان غیر رسمی ممکن است، به ضرر سازمان نیز باشد، این سازمان­ها می­توانند مستعدّ شایعه‌پراکنی(شایعات منفی) باشند، در برابر تغییر مقاومت کنند و حتی کوشش­های کارکنان را از اهداف سازمانی منحرف کنند. افرادی که به گروه­های غیر رسمی راه نمی­یابند، ممکن است احساس کنند که غریبه هستند و از کارشان ناراضی شوند. مثلا مدیران آمریکایی از وجود کابینه سایه(یک گروه غیر رسمی از مدیران ژاپنی که علی‌رغم عناوین شغلی که به غیر ژاپنی­ها داده شده است، قدرت واقعی برای انجام کار در مؤسسه را در اختیار دارند) در شرکت های ژاپنی ناراضی هستند.[17]
 به‌علاوه، پیروی و سازگاری منفی گروه‌های غیر رسمی به وسیله عادات و پیمان‌های خود، به همدیگر متصل هستند و تغییراتی که امنیت آنان را به مخاطره بیاندازد؛ مورد مخالفت آنان قرار خواهد گرفت، نیز جزء معایب سازمان‌های غیر رسمی هستند.[18]
حاصل مباحث مذکور، این است که مدیران، سازمان‌های غیر رسمی را باید در سازمان خود به رسمیّت بشناسند و از مزایای آنها در راستای ارتقاء عملکرد کارکنان و ارضاء نیازهای اجتماعی آنان بهره گرفته و کلا از سازمانها غیر رسمی در جهت اهداف سازمانی بهره بگیرند و در تصمیم‌گیری‌ها به منافع و عملکرد سازمانهای غیر رسمی توجه داشته باشند و معایب سازمان‌های غیر رسمی را مدیریت کنند.    

 

بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر روابط درون سازمانی

بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر روابط درون سازمانی

گردآورنده:

مجتبی راستی

 

مقدمه

امروزه محیط‌های کسب و کار با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.

در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کارا ترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است.

یک سیستم اطلاعاتی می تواند هر ترکیب سازمان یافته ای از افراد، سخت افزار، نرم افزار، شبکه های ارتباطی و منابع داده باشد که در یک سازمان اطلاعات را جمع آوری کرده، تغییر شکل داده و آنها را منتشر کند. (ابراین ، 1389)

شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند.

سیستم های همکاری سازمان، ارتباطات و بهره وری تیم ها و گروه های کاری را ارتقاء می دهند و شامل کاربردهایی می باشند که گاهی سیستم های اتوماسیون اداری[1] نامیده میشود. برای مثال دانشگران در یک پروژه ممکن است از پست الکترونیکی برای ارسال و دریافت پیغام های الکترونیکی استفاده کنند و از ویدئو کنفرانس برای تشکیل جلسات هماهنگی فعالیت هایشان بهره ببرند. (ابراین ، 1389)

در این مقاله سعی بر آن است که نقش سیستم اتوماسیون اداری بر برخی معیارهای روابط سازمانی در میان کارکنان بررسی و تحلیل شود.

 

چهارچوب نظری:

متغیرهای تحقیق:

اتوماسیون اداری، مدرک تحصیلی، نوع استخدام، سابقه خدمت، پست سازمانی

متغیرهای مستقل، وابسته و تعدیل کننده:

در این تحقیق متغیر مستقل اتوماسیون اداری و ارتباطات درون سازمانی متغیر وابسته است. همچنین مدرک تحصیلی ، سابقه خدمت و پست سازمانی متغیرهای تعدیل کننده می باشد.

 

    بررسی ها نشان می دهد ارتباط درون سازمانی و اتوماسیون اداری رابطه ای مستقیم و مثبت دارند. هر چه کاربرد اتوماسیون بیشتر باشد ارتباطات درون سازمانی با سرعت بیشتر امکان پذیر است. اتوماسیون موجب کوتاه شدن مجاری ارتباطی در سازمان شده و سهولت دسترسی مدیران را فراهم می کند

   

روابط درون سازمانی

اتوماسیون اداری

 

 

سابقه خدمت

   

پست سازمانی

 

 

 

فرضیه تحقیق:

 

 

 

 

نتيجه گيري

با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.

بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.

در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.

خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمان‌ها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.

 

 

 

 

 

فهرست منابع:

1-  ابراین ، جیمز ؛ ماراکاس ، جورج،  ( 1389 ) ، " مبانی سیستم های اطلاعات مدیریت " ، ترجمه مانیان ، امیر ؛ فتاحی ، مهدی ؛ وائق ، بهاره ، نگاه دانش ، تهران.

2-  بهشتیان ، مهدی؛ ابوالحسنی، حسین، (1378) ، "سیستم های اطلاعاتی مدیریت" ، شرکت پردیس ، تهران.

3-  حبیبی ، زهرا ، (1383) ، " سیستم های اتوماسیون اداری " ، ( ماهنامه تدبیر) ،  شماره 154.

4-  موسوي مدني ، فریبرز ؛ نوروزی ، معصومه ؛ (1385) ،" تأثير سيستم هاي اتوماسيون بر ارتباطات سازماني "( ماهنامه تدبیر ) ، شماره 174.

5-  مک لوید ، ریموند ، ( 1377) ، " سيستم‌هاي اطلاعات مديريت " ، ترجمه جمشيديان، مهدي ؛ مهدي‌پور عطاآبادي، اكبر ، دانشگاه اصفهان ، اصفهان.

---

[1] Office automation systems

[2] Decision Support System

بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر روابط درون سازمانی

بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر روابط درون سازمانی

گردآورنده:

مجتبی راستی

مقدمه

امروزه محیط‌های کسب و کار با چالش‌های گوناگونی از قبیل گسترده شدن تعاملات درونی و بیرونی سازمان، با نیاز به ارتباط بیشتر واحدهای سازمانی و ضرورت نظارت مستمر بر پیشرفت کارها و ... مواجهند. مدیران سازمان‌ها نیاز دارند که با سرعت و دقت بیشتری روند انجام امور را نظارت و پیگیری نمایند. تعاملات روزمره سازمان و حجم تبادل اطلاعات در دوره‌های کاری فشرده به اندازه‌ای افزایش پیدا می‌کند، که انجام و پیگیری آنها به صورت دستی و سنتی عملا خارج از توان نیروی انسانی بوده و ممکن است با مشکلات زیادی همراه شود.

در سال‌های اخیر، پیشرفت فناوری اطلاعات و شاخه‌های وابسته به آن، راه حل‌های مختلفی را فراروی محیط‌های کسب و کاری قرار داده است. در این میان، سیستم‌های اطلاعات از مهم‌ترین و کارا ترین راه حل‌ها برای تسهیل، کنترل و نظارت بر گردش اطلاعات در سازمان‌ها است.

یک سیستم اطلاعاتی می تواند هر ترکیب سازمان یافته ای از افراد، سخت افزار، نرم افزار، شبکه های ارتباطی و منابع داده باشد که در یک سازمان اطلاعات را جمع آوری کرده، تغییر شکل داده و آنها را منتشر کند. (ابراین ، 1389)

شاخه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی با عنوان سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت، به مدیران و کارکنان در زمینه کنترل گردش اطلاعات در سازمان کمک می‌کند.

سیستم های همکاری سازمان، ارتباطات و بهره وری تیم ها و گروه های کاری را ارتقاء می دهند و شامل کاربردهایی می باشند که گاهی سیستم های اتوماسیون اداری[1] نامیده میشود. برای مثال دانشگران در یک پروژه ممکن است از پست الکترونیکی برای ارسال و دریافت پیغام های الکترونیکی استفاده کنند و از ویدئو کنفرانس برای تشکیل جلسات هماهنگی فعالیت هایشان بهره ببرند. (ابراین ، 1389)

در این مقاله سعی بر آن است که نقش سیستم اتوماسیون اداری بر برخی معیارهای روابط سازمانی در میان کارکنان بررسی و تحلیل شود.

 

چهارچوب نظری:

متغیرهای تحقیق:

اتوماسیون اداری، مدرک تحصیلی، نوع استخدام، سابقه خدمت، پست سازمانی

متغیرهای مستقل، وابسته و تعدیل کننده:

در این تحقیق متغیر مستقل اتوماسیون اداری و ارتباطات درون سازمانی متغیر وابسته است. همچنین مدرک تحصیلی ، سابقه خدمت و پست سازمانی متغیرهای تعدیل کننده می باشد.

   بررسی ها نشان می دهد ارتباط درون سازمانی و اتوماسیون اداری رابطه ای مستقیم و مثبت دارند. هر چه کاربرد اتوماسیون بیشتر باشد ارتباطات درون سازمانی با سرعت بیشتر امکان پذیر است. اتوماسیون موجب کوتاه شدن مجاری ارتباطی در سازمان شده و سهولت دسترسی مدیران را فراهم می کند

مدرک تحصیلی

  

روابط درون سازمانی

اتوماسیون اداری

سابقه خدمت

   

پست سازمانی

 

فرضیه تحقیق:

هر چه کاربرد اتوماسیون اداری بیشتر باشد روابط درون سازمانی بهتری داریم

فرضیه صفر           :               H₀  :  P = 0

فرضیه جانشین  :                     H₁  :  P > 0

بیان مسئله و اهمیت و ضرورت تحقیق:

اهمیت اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی

اطلاعات یکی از منابع باارزش واصلی مدیران یک سازمان است. همان طور که منابع انسانی، مواداولیه و منابع مالی در روند تولید دارای نقش و ارزش خاصی هستند لکن در عصر اطلاعات و ارتباطات، اطلاعات دارای ارزش ویژه ای هستند. ازطرفی اطلاعات کلید جامعه مردمی است و انتشار و استفاده از آن یک شاخص اجتماعی به شمار می رود. رشد این شاخص به معنای ارتقای ملی خواهدبود. اطلاعات به طور محسوسی بر بینش و رفتار ما اثر می گذارد. (حبیبی، 1383)

فناوری و ابزارهای الکترونیک و رایانه ای نیز در دهه گذشته پدیده انفجار اطلاعات را موجب شدند و به طور حتم تاثیر مهمی را بر جهت گیری جوامع و اطلاعات موردنیاز آنها خواهند گذاشت. امروزه نه تنها مدیران ارشد و مدیران اجرایی، بلکه تمام اقشار اجتماع چون محققان و دانشوران و تجار ناگزیر از استفاده اطلاعات هستند. کاربران نظام اطلاعات، اطلاعات را چون یک منبع ارزشمند، هم سنگ سرمایه و نیروی کار به کار می برند. از آنجا که اطلاعات مهم و ارزشمند هستند و اساسی برای کل فعالیتهای سازمان محسوب می شوند، لذا بایستی سسیتم هایی را برپا کرد تا بتوانند اطلاعات را تولید و آنها را مدیریت کنند. هدف نهایی چنین سیستم هایی کسب اطمینان از صحت، اعتبار و روایی اطلاعات دردسترس در زمان مورد نیاز و به شکل قابل استفاده است. امروزه سیستم های اطلاعاتی نقش اساسی در همه زمینه های فعالیت یک شرکت ایفا می کنند. توجه به شرکتهای موفق نشان می دهد که همگی آنها به سیستم های اطلاعاتی جهت فعالیت روزانه شان مجهزند. چالش حقیقی که شرکتها با آن روبرو هستند، صرفاً به کارگیری سیستم های اطلاعاتی متکی به رایانه نیست، بلکه هدف اساسی استفاده اثربخش سیستم های اطلاعاتی در مدیریت است. سیستم های اطلاعاتی که به عنوان منبعی ارزشمند محسوب می شوند، توانایی مدیران و کارکنان را افزایش داده و امکان تحقق اثربخش اهــــداف سازمان را با بهره وری بالا موجب می گردند. (همان منبع)   

انواع سیستم های اطلاعاتی

در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیازهای اطلاعاتی مدیران نداشته و از رایانه ها فقط جهت پــردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد. در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود. درحال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده مقـــــداری اطلاعات نیز تولید می کنند. (حبیبی، 1383)

در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انواع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدیدتری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت. پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیازهای اطلاعاتی جدید، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا  [2]DSS  به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری باتوجه به پیشرفتهای حاصله در تجهیزات رایانه ای، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان ازطریق به کارگیری تجهیزات رایانه ای و الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند. (همان منبع)

اما درواقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود، یعنی نوار مغناطیسی/ ماشین تایپ سلک توری (MT/ST) را معرفـــی کرد شروع شد، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند. این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریزپردازنده ها تبدیل شد. و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد. و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90 - 85 درصد افزایش یافت، درحالی که کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت، پس بایستی سیستم هایی به وجـــــود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند. (همان منبع)

سیر تکاملی فناوری اداری

سیر تکامل فناوری اداری شامل دوره های فناوری اداری، فناوری رایانه ای و فناوری ارتباطات است. در دوره اول کارفرمایان در تلاش بودند تا محیطی را به وجود آورند که جدا از مسائل کارخانه ای و درمعنای عام محیط تولید، کلیه امور اداری، پرسنلی و تجارتی در آن صورت گیرد، از مهمترین شاخصهای این دوره انجام مطالعاتی درمورد جایابی و فضاسازی برای محیطهای اداری بود. (دهه 20 به بعد) درحقیقت در این دوره سعی در جداساختن فعالیتهای اداری از فعالیتهای تولیدی بود و درنهایت واحدهای ستادی از لحاظ مکانی از واحدهای اجرایی جدا گردیدند. تفکر این دوره این چنین بود که محیطی با شرایط بهتر برای انجام امور اداری که در آن زمان، بیشتر امور محاسباتی نظیر حسابداری، حقوق و دستمزد و مالی بود، فراهم گردد.(همان منبع)

در دوره دوم؛ یعنی فناوری رایانه، با ورود رایانه های کوچک که از سرعت و دقت بالایی بهره مند بودند،‌ مدیران تصمیم گرفتند که با استفـــاده از این وسایل و سرمایه گذاری در رایانه ای کردن سازمان خود از سرعت و دقت رایانه در کاهش زمان کار و حذف اشتباهات انسانی استفاده کــــــرده و پیامد این حرکت به وجود آمده این بود که کاربران را برای انجام امور روزمره شان به خوبی یاری کرد. (حبیبی، 1383)

در دوره سوم؛ یعنی فناوری ارتباطات، با گسترش روزافزون و همه جانبه علوم و فناوری رایانه و استفاده از وسایل جانبی آن و یکپارچه شدن و ادغام هریک از این سیستم ها در یکدیگر. درحقیقت امروزه سیستم های اداری سیستم های جهانی هستند که وظیفه اصلی شان ایجاد ارتباط و بهبود ارتباطات هستند. نوعاً ارتباطات از لحاظ اطلاعات تجاری از اهمیت بسزایی برخوردار است. از مشخصات دیگر این دوره که الان در آن به سر می بریم، این است که سازمانها و شرکتها به ارزش واقعی اطلاعات به هنگام و یا کیفیت پی برده اند و در بازارهای پیچیده امروزی نبود ارتباط با منابع اطلاعات به معنای از دور خارج شدن سازمان است. به دست آوردن ارتباطات درست و با کیفیت و مربوط به معنی هماهنگی و سازگار بودن سازمان با محیط و جوابگو بودن نسبت به تغییرات است. (همان منبع)

تعریف اتوماسیون اداری

اتوماسیــــون اداری، مشتمل بر تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیررسمی بوده که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس مربوط می شود. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی، سیستم اطلاعات مدیــــریت و سیستم پشتیبانی تصمیم متمایز می سازد ارتباطات است. اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هردو صورت شفاهی و کتبی است. (مک لوید، 1998)

اتوماسیون اداری عبارت است از کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیتهای دفتری به منظور افزایش کارایی؛ کارایی افزایش یافته ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاتر و محیط آنها بوده و درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتر برای تصمیم گیری می تواند به مدیر سود برساند. (بهشتیان،1378)

حجم بزرگی از امور روزمره سازمان‌ها، امور دفتری هستند. می‌توان گفت امور دفتری از جمله کارهایی در سازمان است که تمامی کارکنان و سطوح مختلف مدیران (اجرایی، عملیاتی، میانی، ارشد) با آن سروکار دارند. از این میان، کارکنانی که مسئولیتهایی از قبیل انتشار یا ذخیره (بایگانی) اطلاعات و کار با واژه‌پردازها را بر عهده دارند (داده کاران)، کاربران اصلی و دائمی سیستم‌های اتوماسیون اداری و سایر سیستم‌های ارتباطی (نظیر سیستم‌های مدیریت اسناد) هستند.( موسوي مدني، 1385)

اتوماسیون اداری به افزایش بهره وری سازمان در حوزه امور دفتری کمک شایانی کرده است. امور دفتری در گذشته معمولا مورد بی اعتنایی در سازمانها قرار می‌گرفت. علیرغم اینکه سهم بزرگی از نیرو و انرژی را به خود اختصاص می‌داد، ولی هیچ گاه مورد یک بازبینی اصولی در جهت بهبود و افزایش بهره‌وری قرار نگرفته بود. (همان منبع)

در اواخر دهه 1980، نتایج یک بررسی در یک دوره 10 ساله بر روی بهره‌وری سازمان‌ها در ابعاد مختلف نشان داد که علیرغم رشد 90 درصدی بهره‌وری در حوزه صنعت، بهره‌وری در بخش امور دفتری، تنها 4 درصد رشد داشته است. این در حالی بود که در همین دوره، هزینه‌های امور دفتری از حدود 30-20 درصد به رقمی حدود 40-30 درصد از کل هزینه‌های سازمان افزایش یافته بود. ( همان منبع)

نتایج این تحقیق و تحقیقات مشابه نشان داد که در حالی که افزایش بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمانی به طور روز افزون مورد توجه قرار گرفته و ارتقا یافته است، لکن بهره‌وری در حوزه امور دفتری مورد بی‌توجهی واقع شده است. از این زمان بود که ارائه سیستم‌های اطلاعاتی تسهیل کننده امور دفتری و ارتباطات روزمره، مورد توجه قرار گرفت. ( همان منبع)

مزایا و معایب اتوماسیون اداری

مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آنها است. و به خاطر توسعه دامنه عملیات سازمان است که این امر احتیاج به گسترش مجاری ارتباطات با سرعت بیشتر است. و اتوماسیون اداری موجب می گردد که مجاری ارتباطی کوتاه و ارتباطات لازم به سهولت دراختیار مدیران قرار گیرد. (حبیبی، 1383)

به طورکلی، مزایای کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری به دو دسته مزایای مستقیم و مزایای غیرمستقیم تقسیم می شود. (حبیبی، 1383)

1 - مزایای مستقیم: این مزایا عبارتند از: افزایش محصول یا بازده و صرفه جویی در وقت یا نیروی کــــــار. (حبیبی، 1383)

 معمولاً این مزایا که قابل اندازه گیری بوده و ممکن است تاثیر مستقیم و کوتاه مدت بر جریان نقدینگی داشته باشد عبارتند از:

    کنترل بهتر بر کار، به خاطر تقسیم کمتر نیروی کار. (حبیبی، 1383)

    تبدیل اطلاعات از شکلی به شکلی دیگر کمتر صورت می گیرد، مانند نوشتن روی نوار که پس از آن روی کاغذ تایپ می شود.(همان منبع)

    فعالیتهای غیرمولد مانند بایگانی، نگهداری سوابق و به هنگام رسانی کمتر می شود.(همان منبع)

    سازماندهی پرسنل بهتر انجام می شود. چرا که با استفاده از امکانات کنفرانس تلفنی، مسافرت و گردهمایی کمتر می گردد.(همان منبع)

2 - مزایای غیرمستقیم: این مزایا غیرکمی هستند و ممکن است ازطریق سودآوری و رشد در بلندمدت سازمان را غنی سازند، این مزایا عبارتند از:

    وابستگی کمتر به ادارات دیگر برای تهیه کپی، چاپ و امور مشابه دیگر.(همان منبع)

    نیاز کمتر به تشریفات و کنترل جهت نظارت بر جریان کار بین ادارات.(همان منبع)

    به دلیل افزایش اثربخشی کارکنان در انجام کارهــای خاص، رضایت شغلی آنها افزایش می یابد.(همان منبع)

    به دلیل ارائه بهتر اطلاعات و خدمات به موقع، رضایت مشتریان بیشتر می شود.(همان منبع)

    رقابت بیشتر سازمانها ازطریق استفاده از منابع اطلاعــــــاتی و قابلیت لازم برای عکس العمل نسبت به فشارها و فرصتها.(همان منبع)

سه عاملي كه بيشترين مطلوبيت را به واسطه پياده سازي اتوماسيون اداري ايجاد كرده‌اند، «آسان‌تر شدن دريافت و ارسال اطلاعات»، «آسان‌تر شدن پيگيري نامه‌ها» و «آسان‌تر شدن پاسخگويي به موارد ارجاعي» هستند. (همان منبع)

 با توجه به اينكه در ارتباطات سنتي سازماني، مراودات رسمي سازماني، به خصوص تبادل نامه‌ها و اسناد، بيشتر وقت كاركنان را به خود اختصاص داده و از ماهيتي تكراري و خسته كننده برخوردار است، بنابراين وجود اتوماسيون اداري از اين بُعد، از ديدگاه كاركنان، تحولي بزرگ محسوب شده است. ( موسوي مدني، 1385)

اما کاربرد سیستم های اتوماسیون اداری معایبی را نیز دربردارد که عبارتند از:

    ایجاد تغییرات در محیط انسانی، نادیده گرفته شدن برخی از روابط اجتماعی و انسانی درکارها و به صورت مکانیزه درآمدن فعالیتها، پیچیده شدن و سختی کار با سیستم ها، بروز اخلاق توجیه اشتباهات صورت گرفته و نسبت دادن آنها به سیستم، مشکلات جسمانی کارکنان در کار با رایانه، نپذیرفتن سیستم های مکانیزه توسط مدیران و یا کارکنان، کم شدن امنیت اطلاعات هم ازنظر دسترسی و هم ازنظر تخریب. (حبیبی، 1383)

انواع کاربردها یا زیرسیستم های اتوماسیون اداری

 از دیدگاههای متعددی به انواع کاربردهای اتوماسیون اداری پرداخته شده است که در این جا به دو نمونه از آنهـــــــا می پردازیم. (حبیبی، 1383)

در یک دیدگاه انواع دستگاههای مکانیزه اداری اصلی عبارتند از:

در زمینه کسب اطلاعات و کپی کردن آنها: واژه پردازها، ماشینهای کپی هوشمند، سندخوانها، سیستم های صوتی دیجیتالی، حروف چینی نوری. (همان منبع)

    در زمینه ذخیره سازی اطلاعات: کشورهای بایگانی الکترونیک، زیر نگاشته ها (میکرو گرافیک) .(همان منبع)    در زمینه ارتباطات: سیستم تلفن رایانه ای، پست الکترونیک، ارسال فاکس، تسهیلات کنفرانس از راه دور. (همان منبع)

اتوماسيون اداري و ارتباطات سازماني

با نگاهي به كاربردهاي سيستم اتوماسيون اداري، مشخص مي‌شود كه اتوماسيون اداري بيشترين كاربرد را در بخش ارتباطات داشته است. اين سيستم اكثر حوزه‌هاي ارتباطي سازمان را در برگرفته و متحول مي‌كند. مراودات دفتري و مکاتبات اداري، بيشترين حوزه‌هاي ارتباطي را در سازمان‌ها ايجاد مي‌كنند. با استفاده از سيستم اتوماسيون اداري، كليه مکاتبات اداري و دفتري تحت پوشش اين سيستم قرار مي‌گيرند. گستردگي كنوني اتوماسيون اداري، به خارج از اين مراودات نيز كشانده شده است. با كاربرد اين سيستم حتي نيازي نيست كه جلسات و كنفرانس‌ها به روش سنتي، يعني جمع شدن فيزيكي افراد در كنار يكديگر، انجام شود زيرا كنفرانس از راه دور اين محدوديت را برطرف كرده است. ( موسوي مدني، 1385)

ورود سيستم اتوماسيون اداري به يك سازمان همراه با تحولي عميق در ارتباطات سنتي و مرسوم سازمان خواهد بود. بسياري از مراودات و ارتباطات، مانند ارسال يا ارجاع نامه‌ها، با صرف كمترين زمان توسط سيستم، امكان پذير خواهد بود. اين سيستم حتي امكانات جديد ارتباطي را نيز در اختيار كاركنان قرار مي‌دهد، مانند ارسال نامه‌هاي الكترونيك يا پيام‌هاي شخصي. (همان منبع)

به نظر مي‌رسد اين سيستم براي اغلب حوزه‌هاي سازماني كه به گونه‌اي به ارتباطات وابسته‌اند، راه حلي دارد. بنابراين مي‌توان گفت كه تأثير آن بر ارتباطات سازماني اجتناب ناپذير است. (همان منبع)

سهولت و سرعت تبادل اطلاعات و دسترسي به آن و همچنين به روز بودن اطلاعات دريافتي، معيارهايي بوده‌اند كه در سيستم اتوماسيون اداري ارتقا پيدا كرده و مورد توجه قرار گرفته‌اند. در مقابل، از بين رفتن انحصار اطلاعاتي و در دسترس قرار گرفتن منابع اطلاعاتي بيشتر، معيارهايي بوده‌اند كه مطلوبيت چنداني را ايجاد ننموده‌اند. به نظر مي‌رسد كه عليرغم توانايي و قابليت اينگونه سيستم‌ها براي دسترسي كاركنان به بانك‌هاي اطلاعاتي سازمان، متأسفانه سيستم طوري تنظيم مي‌شود كه همان سلسله مراتب سازماني به صورتي محكم حفظ شود و انحصار اطلاعاتي همچنان پابرجا باقي بماند. (همان منبع)

بسياري از امكانات سيستم‌هاي اتوماسيون اداري (كه پيش‌تر در بخش كاربردهاي سيستم برشمرديم)، معمولا به صورت اختياري از طرف شركتها ارائه مي‌شود. خريداران سيستم، با توجه به نيازهاي خود اقدام به انتخاب تسهيلات مي‌نمايند. پايه كار و انتظار در يك سيستم اتوماسيون اداري، مبتني بر گردش نامه‌هاست. بسياري از سازمان‌ها فقط جهت خودكار سازي روند گردش نامه‌ها و اسناد خود از اين سيستم استفاده مي‌كنند و تمايلي به خريد امكانات ديگر آن (به دليل كاربرد كم و البته قيمت آنها) ندارند. بنابراين عليرغم اينكه اين سيستم‌ها امروزه مجهز به ساده ترين و سريع ترين امكانات ارتباطي هستند، لذا استفاده‌كنندگان آن عملا اطلاعي از اين تسهيلات نداشته و در نتيجه اين بُعد سيستم را ضعيف ارزيابي كرده‌اند. (همان منبع)

مشکلات استفاده از سیستم اتوماسیون اداری

استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان‌ها همواره رو به رشد بوده است. دو بُعد اصلی این سیستم‌ها «انسان» و «ماشین» هستند. لذا ادوات و تجهیزات سخت افزاری و نرم افزاری نقش عمده و انکارناپذیری در پایایی این سیستم‌ها بازی می‌کنند. در این تحقیق، همراه با پرسشنامه از پاسخ‌دهندگان خواسته شد که نظرات و پیشنهادات خود را نیز در زمینه استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی بیان دارند. پاسخ‌ها عموما به مشکلات کار با این سیستم‌ها برمی‌گشت. ( موسوي مدني، 1385)

 برخی از موارد عنوان شده عبارتند از:

_ لزوم ارتقای قدرت سخت افزاری و نرم افزاری جهت کار مستمر با سیستم بدون قطعی. (همان منبع)

_ پیشنهاد استفاده تمامی بخشهای ارتباطی در سازمانها از سیستم به صورت یکپارچه. (همان منبع)

_ لزوم وجود یک متولی در بخشهای مختلف سازمانی به عنوان رابط جهت رفع مشکلات سیستم. (همان منبع)

بنابراین سازمانها باید توجه داشته باشند که قبل از پیاده سازی اینگونه سیستم‌ها، زیرساخت سخت افزاری و نرم‌افزاری مناسب را فراهم آورده و کارکنان را نیز جهت مشارکت فراگیر در یادگیری و استفاده از سیستم آماده نمایند. همچنین در کنار پیاده‌سازی سیستم، تیم نظارتی قوی و روزآمد نیز جهت پشتیبانی سیستم، پیش‌بینی نمایند. (همان منبع)

يكي از مسائل مطرح سازمانها در زمينه ارتباطات، آفات ارتباطات است، و آن وقتي است كه وجود و برقراري ارتباطات منجر به بروز مشكلات و سوء تفاهمها مي‌شود. ارتباط مؤثر در سازمان، امري حياتي است و بدون تبادل اطلاعات، مفاهيم و معاني بين افراد، گروهها و دستيابي به اهداف سازمان غيرممكن مي‌شود. ولي افزايش ارتباطات، احتمال افزايش تضادها و سوء تفاهمها را نيز در پي دارد كه حتي با ارتباطات مؤثر نيز نمي‌توان آنها را كاملا از بين برد. (همان منبع)

نتيجه گيري

با توجه به نتايج تحقيق مشاهده مي‌شود که وجود سيستم اتوماسيون اداري بر برخي از ابعاد ارتباطات سازماني تأثيرگذار است. اين تأثير بيشتر در حوزه‌هاي ارتباطات و مراودات رسمي سازماني و مکاتبات دفتري مشاهده مي‌شود. همچنين سيستم اتوماسيون اداري در سهولت و سرعت تبادل اطلاعات نيز نقش عمده‌اي داشته است و در ايجاد کانال‌هاي جديد ارتباطي موفق عمل کرده است. پيش‌گيري از برخي ارتباطات غير ضروري در هنگام کار از ديگر نتايج به کارگيري اين سيستم در سازمانها است.

بنابراين در مجموع مي‌توان گفت که وجود اين سيستم تأثيرات مثبتي بر ارتباطات درون سازمانها داشته و موجب افزايش کانال‌هاي ارتباطي و سرعت و سهولت در مراودات سازماني شده است.

در اين ميان نکته‌اي که قابل توجه است، اين است که در کنار پياده سازي سيستم‌هاي رايانه‌اي مي‌بايست به الزامات نيروي انساني در زمينه پشتيباني نيز توجه کافي نمود. وجود اينگونه سيستم‌ها که معمولا به صورت تحت شبکه کار مي‌کنند، ايجاب مي‌کند که يک گروه مجرب و متخصص در محورهاي مرتبط، در سازمان حضور داشته باشند و به رفع نواقص احتمالي سيستم بپردازند.

خصوصيات سيستم‌هاي کنوني اتوماسيون اداري که هم اکنون در ايران به کار گرفته مي‌شوند، خود عامل تعيين کننده‌اي در تمايل سازمان‌ها به استفاده از اين سيستم‌ها به شمار مي‌آيد. به نظر مي‌رسد که طراحي سيستم‌هاي اتوماسيون اداري در ايران بيشتر معطوف به بُعد مکاتبات دفتري و اداري شده و به ساير تواناييها و قابليتهاي مفيد آن توجه کافي نشده است. بنابراين بررسي امکانات موجود در سيستم‌هاي طراحي و ارائه شده در ايران، مبحث مناسبي است که به عنوان موضوع تحقيقي، به پژوهشگران پيشنهاد مي‌شود.

فهرست منابع:

1-  ابراین ، جیمز ؛ ماراکاس ، جورج،  ( 1389 ) ، " مبانی سیستم های اطلاعات مدیریت " ، ترجمه مانیان ، امیر ؛ فتاحی ، مهدی ؛ وائق ، بهاره ، نگاه دانش ، تهران.

2-  بهشتیان ، مهدی؛ ابوالحسنی، حسین، (1378) ، "سیستم های اطلاعاتی مدیریت" ، شرکت پردیس ، تهران.

3-  حبیبی ، زهرا ، (1383) ، " سیستم های اتوماسیون اداری " ، ( ماهنامه تدبیر) ،  شماره 154.

4-  موسوي مدني ، فریبرز ؛ نوروزی ، معصومه ؛ (1385) ،" تأثير سيستم هاي اتوماسيون بر ارتباطات سازماني "( ماهنامه تدبیر ) ، شماره 174.

5-  مک لوید ، ریموند ، ( 1377) ، " سيستم‌هاي اطلاعات مديريت " ، ترجمه جمشيديان، مهدي ؛ مهدي‌پور عطاآبادي، اكبر ، دانشگاه اصفهان ، اصفهان.

---

[1] Office automation systems

[2] Decision Support System